Анализ всей проектной деятельности в компании «Энерджи Консалтинг/Корпорэйт Ай Ти Солюшенс» проводится проектным офисом в соответствии с разработанным и утвержденным внутрикорпоративным «Стандартом по управлению проектами» и основным руководящим документом СМК «Руководством по качеству».

Такой анализ имеет целью предоставление необходимой и достаточной информации всем категориям руководителей о состоянии и ходе проектов, выполняемых компанией. Аналитическая работа проектного офиса является непрерывным процессом и реализуется путем регулярной подготовки аналитических записок о состоянии проектной деятельности.

Основные задачи аналитической работы:

• анализ загруженности трудовых ресурсов;
• анализ эффективности корректирующих и предупреждающих действий;
• анализ динамики проектных показателей;
• анализ результатов проектного аудита.

Аналитические записки проектного офиса, как правило, включают в себя:

• сводку измеряемых показателей проектной деятельности;
• планы корректирующих и предупреждающих действий на следующий период;
• отчеты о результатах корректирующих и предупреждающих действий за предыдущий период;
• анализ выполнения внутренних стандартов и процедур по управлению проектами;
• анализ отклонений по результатам внутренних проверок хода проекта.

Для анализа эффективности проектной деятельности устанавливаются измеримые ключевые показатели (деятельности) — КПД [6, 10, 11] (см. рис. 8).

Нажмите здесь

Рис. 8. Пример системы показателей проектной деятельности

Описание КПД приведено в Приложении 1.

Как видно из рис. 3, 4 и 7 и в соответствии с требованиями ISO 9001, предметом особого внимания необходимо считать именно мониторинг корректирующих и предупреждающих действий.

Рассмотрим пример организации такого мониторинга на реальном примере проектно-ориентированной компании.

Организация мониторинга корректирующих и предупреждающих действий. Пример матрицы действий, документирования, ответственности и отчетности по корректирующим действиям представлен в табл. 4.

Нажмите здесь

Табл. 4. Пример матрицы действий, документирования, ответственности и отчетности по корректирующим действиям

Примечание к Табл. 4 и 5:

• Д ПрОф — директор проектного офиса,
• РСК — руководитель службы качества,
• РП — руководитель проекта,
• РПД — руководитель проектного департамента (или иного управляющего проектами подразделения).

Решение о необходимости проведения корректирующих действий принимаетcя на основании анализа причин появления отклонений или несоответствий и степени влияния этих несоответствий на качество проекта и функционирование самой СМК.

Отчеты по корректирующим действиям проверяются:

• Д ПрОф при проведении последующих внутренних проверок проектов;
• РСК при проведении последующих внутренних аудитов СМК;
• РП в дальнейшем ходе проекта;
• РПД в ходе производственной деятельности.