Каждый проект предпринимается для достижения определенного результата, например, целью проекта может быть переоборудование предприятия, внедрение новой информационной системы и т.д. И во многих случаях причиной инициации того или иного проекта, является то, что без достижения результата данного проекта невозможно добиться какой-то важной стоящей перед организацией цели. Например, целью организации может быть модернизация производства, и для ее достижения будет предпринят целый ряд проектов, в том числе переоборудование предприятия, внедрение новой информационной системы, обучение персонала и т.п. В таком случае «Модернизация производства» будет являться программой проектов, а перечисленные нами проекты будут входить в нее.

В чем заключаются особенности управления программой проектов?

• Первая заключается в том, что цели, сроки выполнения и бюджет определяются для программы в целом и затем менеджер программы распределяет их дальше между входящими в программу проектами. То есть, планирование программ в большинстве случае осуществляется по методу «сверху вниз».
• Вторая особенность заключается в том, что проекты, входящие в программу, взаимосвязаны между собой. Поэтому часто лишь по завершению одного проекта можно начинать выполнение следующего проекта или по завершению этапа одного проекта можно начинать этап в другом проекте и т.п. Обычный (не входящий в программу) проект, например, заключающийся в выполнении контрактных работ, пересекается с другими проектами только за счет используемых совместно ресурсов. Поэтому на него не так сильно влияют риски и проблемы других проектов. Если же проект входит в программу, то его успешное завершение намного сильнее зависит от результатов выполнения других проектов.
• Наконец, последняя особенность заключается в отчетности и документировании программы. Организация ставит цели всей программы и выделяет ресурсы на всю программу, а не на отдельные ее проекты. Поэтому программа зачастую контролируется на верхнем уровне, а не на уровне отдельных проектов, и вся отчетность и документация должны консолидироваться на уровне программы для передачи заинтересованным сторонам в организации.

Поскольку проектами в составе программы нужно управлять синхронно и координировать их совместно, перед руководителем программы стоят следующие задачи:

• фиксирование целей, сроков и бюджета программы;
• определение входящих в программу проектов;
• распределение целей, сроков и бюджета между проектами программы;
• назначение проектов менеджерам проектов и составление ими планов проектов;
• определение взаимосвязей планов проектов программы, созданных менеджерами проектов;
• определение и анализ критического пути программы;
• формирование единой библиотеки документации программы проектов.

Все эти задачи можно решить с помощью решения для корпоративного управления проектами от Microsoft (Microsoft Enterprise Project Management Solution, далее Microsoft EPM).