Есть руководитель, у которого в подчинении 5 специалистов (бизнес-аналитиков - БА), ведущие каждый свой проект. Процесс организован так, что БА на вход поступает требование со стороны бизнеса. Затем БА переводит составляет ТЗ и передает разработчикам. Разработчики выполняют разработку и сообщают об этом. БА тестируют доработку.
В процессе управления проектом возникает несколько задач:
1. Контролировать, чтобы БА не затягивали с анализом.
2. Контролировать, чтобы разработчики не затягивали с разработчиком.
3. Актуализировать текущее состояние проекта: как часто нужно это делать (каждый день/пару раз в неделю/реже)? кто должен обновлять текущее состояние проекта в ПО (БА, РП)? или держать в голове?
Назначте менеджера проекта
Ответ в первых двух словах Вашего вопроса "Есть руководитель.." Хотя список задач, наводит на мысль, что руководителя нет. Возможно Ваш руководитель является инвестором (бенефициаром проекта) или владельцем ресурсов, то у Вас не хватает роли менеджера проекта, если конечно идет речь о проекте а не операционной деятельности. Кому поручить роль менеджера проекта - отдельный вопрос (стороннему человеку или одному из членов команды исполнения проекта, возможно и владелец ресурсов и др.). Кому менеджер проекта поручит техническое решение всех ваших вопросов это вопрос к мену и Вашей организации (возможно множество вариантов).
RE: Назначте менеджера проекта
Менеджер проектов есть. Вопрос в том, при помощи каких программно-административных методов и средств закрыть первые 2 задачи. И как оптимальнее организовать процесс по 3 задаче?
RE: RE: Назначте менеджера проекта
При 5 специалистах и одном (предположение, судя по постановке задачи) проекте на контроле достаточно MS Outlook, MS Excel и собственной менеджера организованности. Причем последнее -- самая важная составляющая.
RE: RE: RE: Назначте менеджера проекта
Организованность менеджера - это, безусловно, важно. С другой стороны сложно держать в голове состояние всех проектов БА (пусть у каждого БА по 5 проектов, всего 25 (по каждому может быть несколько открытых вопросов), а объем внимания человека 5-9 элементов), а главное когда и кого пнуть, чтобы проект не тормозил - у меня собственно вопрос какими программно-техническими мерами это обеспечивать (пока не нашел подходящего простое ПО, все какое-то сложное, навороченное). Ну и хотел поинтересоваться - с какой периодичностью, детализацией и кто производит обновление текущего состояния проекта.
Outlook
У нас установлена корпоративная система управления проектами с помощию которой наш прокктный офис контролирует порядка 50 проектов. Когда жили без этой системы было сложно управлять процессом, так что советую ее поставить. Если времени и денег на это нет, то можете вести графики проектов в локальных файлах MS Project где вграфиках проектов будут контрольные точки. Далее можете сделать календари в Outlook по одному для каждого проекта и раз в неделю переносить туда ключевые точки по каждому проекту с автоматическими напоминаниями не только себе но и исполнителю! А по итогам неделиобновлять локальные файлы. Лучше всего, конечно, зафиксировать базовые планы в начале проекта и далее дать БА на обновление каждому свои проекты в сетевом доступе конечно и следить чтобы они их держали актуальными
Сначала - планирование
Артем, здравствуйте! Все Ваши три задачи (контроль и актуализация) растут из планирования. Сначала - запланируйте, согласуйте сроки, после этого организовывайте контроль. Актуализация - тоже второй шаг после планирования. И ничего не держите в голове - запутаетесь, упустите. Используйте ПО. Лучше специальное типа MS Project. Сходите подучитесь методологии управления проектами и использованию инструментов (MS Project). Можно это сделать у нас. И даде удаленно. С уважением, В. Абрамов
RE: Контроль и актуализация состояние проекта
Артем
Начните с организации процесса управления (т.е. планирования - мотивации - организации-и только потом контроля)
Уважаемый Артем, В Вашем случае однозначно использовала бы Project Server – он бы позволил не только графики проектов сформировать (полностью соглашусь с Владимиром Абрамовы, что грамотное планирование – это основа основ), но и отслеживать и контролировать, да еще и комплексно по всему портфелю анализ делать. Есть возможность такой софт использовать? Если нет, я бы создала «под себя» таблицы в Excel, лично знаю даже западных менеджеров довольно крупных проектов, которые до сих пор ничего кроме Excel не признают J Тем не менее суть, она именно в организации процесса – планерки и совещания по расписанию, формы отчетности – опять же регулярные!, постановка задач, назначение ответственных и установка сроков, это и специалистов, и менеджеров дисциплинирует. Уверена, что про это Вы в курсе, но раз задаетесь таким вопросом, проблемы, видимо, возникают. А раз они возникают – с организацией нужно работать. Как часто актуализировать актуальный статус – при проекте сроком от 2-х месяцев раз в неделю, как минимум – это при отлаженной работе. В Вашем случае можно попробовать внедрить ежедневные планерки-пятиминутки. Если специалистов всего 5, то час в день на организацию вполне можно затратить. Спустя какое-то время, Вы сами почувствуете, что хватку можно ослабить и дать чуть больше свободы.
RE: Начните с организации процесса управления (т.е. планирования - мотивации - организации-и только потом контроля)
Здравствуйте, Артем! Советов Вам надавали много. И еще, наверняка, появятся предложения от других участников. Все они говорили об организации Вашей работы с разными инструментами (бумажка, Outlook. Excel. Project, своя корпоративная система). Пока, получается, Вы не управляете проектами, а бежите вдогонку. Остановитесь на чем-нибудь одном и распишите Ваши действия на бумажке, перенесите в Outlook в задачи и начинайте с самого сложного процесса для Вас. А там посмотрите, что еще добавить из инструментов. А что думают по этому поводу коллеги? С уважением, В. Абрамов
|
