Система управления

Второй этап - выбор программного продукта (ПП).
 
В Татарстане лидирующие места среди программных продуктов УП, как и в России, занимают «Spider Project», «1С: Управление проектным офисом», «Лоцман», «Primavera», «MS Project» и т.д. Среди новичков, набирающих обороты, «IQ300», «Архистарт» и т.п. Большинство из них преследует одни и те же цели, поэтому все они имеют схожие функции, процессы построения моделей, графиков и т.д.

Предприятию необходимо автоматизировать основные комплексные процессы, среди которых календарное планирование, документооборот, архив (склад) продукции, учитывая внутренние связи и сроки.

В реальности, перечисленные процессы работают как самостоятельные единицы и на базе разных ПП. Однако без взаимосвязи между основными комплексными процессами образуется нецельная картина. Основная проблема объединения - сложность синхронизации ПП. Для того чтобы избежать этого, желательно начинать организацию комплексных процессов на базе одной программной платформы.

Как показывает практика, какому бы ПП не было отдано предпочтение, львиная доля успеха зависит от правильной организации работы.

Выбрав ПП (или разработав свой), необходимо запустить пилотный проект, на основе которого будет определен путь развития СУП.

Третий этап – организация пилотного проекта.

Сопутствующим документом должен стать приказ о его запуске и сроках реализации. Важно автоматизировать процесс сбора данных о выполнении всех работ для проведения аналитики, и здесь ежедневный отчет является самым оптимальным средством.

Работу необходимо организовать так, чтобы исполнитель тратил на отчет порядка 5-10 минут своего рабочего времени. Сегодня существуют программы, которые делают это возможным. Несмотря на это, в регионе встречается множество предприятий, которые ведут сбор отчетности ручным методом, на что уходит больше времени, и, что не маловажно, ухудшается эмоциональный фон - ведение отчетности исполнителями воспринимается как обременение со значительной тратой времени.

Усложняет ситуацию и отсутствие на практике системы мотивации, что не допустимо. Система мотивации помогает вывести задачи из категории «Не важно, не срочно» в категорию «Важно, срочно».

На практике, система мотивации разрабатывается, но остается лишь на бумаге. В этом аспекте очень важна поддержка высшего руководства предприятия.

Реализация пилотного проекта позволяет найти ответы на проблемные вопросы и является первоначальным шагом к разработке регламента по дальнейшему внедрению СУП в рабочий процесс.

 
Четвертый этап – разработка регламента внедрения СУП.

В нем должны быть разработаны методика, шаблоны, зоны ответственности и пр. - все то, что необходимо для дальнейшего внедрения СУП.

Стандарт носит обязательный характер в применении к дальнейшей работе. Весь процесс внедрения СУП должен сопровождаться тесным контактом между высшим руководством и проектными менеджерами, поскольку обратная связь - ключ к пониманию общности целей, решению многих возникающих проблем, и, пожалуй, самое главное, способ повышения мотивации проектных менеджеров и всего персонала.

Итак, нынешнее время прогрессивных технологий и высокой конкуренции требует новых методов организации работы. Внедрение СУП в процесс производства - это возможность выхода на принципиально новый уровень развития.

Как показывает практика, большинство предприятий региона сталкиваются со схожими проблемами, основная часть которых является производной от отсутствия четких измеримых целей, кадровой не укомплектованности, отсутствия обратной связи, системы мотивации и т.п. Материальные средства, потраченные на покупку ПП, часто оказываются напрасными. Каким бы современным и качественным не являлся ПП, основная доля успеха зависит от правильной организации работы.