Управление проектами: статьи

Сперва обучение персонала по MS Project мы провели в учебном центре 'Квазар-Микро' три года назад и получили сертификаты. На начальном этапе в процессе практической работы дополнительно нам предоставляли консультации. После того как был накоплен определенный опыт, эти же люди освоили еще и Primavera в Украинской ассоциации управления проектами. Этот процесс продолжается, все наши новые сотрудники проходят соответствующий курс обучения. Нам также очень помогли книги по управлению проектами с помощью MS Project, которые мы закупили на всю организацию.

Если работа над проектом требует участия нескольких человек, то каким образом это реализуется?

В пределах офиса мы работаем в локальной сети (однопользовательское рабочее место, перенос файлов по сети). Пока это так, хотя мы уже включили в план на этот год установку Project Server. И Primavera мы также приобрели в версии с возможностью ее использования в сетевом варианте. Потому что если сегодня мы используем обмен файлами, то завтра потребуется доступ к общей базе данных на сервере.

Насколько часто у вас бывают тиражируемые проекты?

Это, наверное, невозможно в принципе. Строительство -- специфическая область. Есть похожие объекты, сходные по структуре, техническим характеристикам и подходам к управлению работами, но в каждом случае -- это уникальный процесс. Однако даже если мы строим две принципиально разные электростанции, в составе проекта будут схожие блоки: инициализация, рабочее проектирование, строительство, пуско-наладочные работы. Но в их характеристиках, длительности, ресурсах, технологии выполнения всегда имеются определенные отличия. Даже если мы строим два абсолютно одинаковых объекта у разных заказчиков, проекты могут значительно отличаться.

Сейчас у нас на стадии реализации находится 15 различных проектов. Все они ведутся с использованием ПО. Можно отметить строительство котельной на Купянском молочно-консервном комбинате, которое было начато и завершено в прошлом году. Это относительно небольшой по срокам проект, который был выполнен с использованием MS Project. Как правило, мы занимаемся проектами от одного до трех лет, и 80% из них сейчас ведутся в MS Project.

Какие трудности встречаются при выполнении установленного расписания?

Если бы мы могли на этапе планирования проекта предусмотреть абсолютно все, то в корректировках не было бы никакой необходимости. Количество факторов, влияющих на проект, которые надо проанализировать для составления идеального плана, очень велико. Выполнить точную оценку практически невозможно. К примеру, как оценить безответственность поставщиков? Нам приходится делать достаточно много изменений как в сторону продления, так и в сторону сокращения сроков проекта. Как правило, заказчик не хочет переносить дату завершения, поскольку он вкладывает свои средства и его интересует быстрая отдача от них. Поэтому часто, отставая по объективным причинам на начальных стадиях, затем приходится наверстывать в конце, чтобы уложиться в установленные заказчиком сроки.

Что касается бюджета, то в масштабных проектах его также достаточно сложно оценить. Зачастую первоначальные технические условия устанавливают меньший бюджет, чем необходимо для того, чтобы клиент действительно получил то, что ему нужно. В частности, на Купянском комбинате заказчик выдвинул нам четкие требования, и проект был закончен в рамках отведенного бюджета. Мы обеспечили именно те цифры, которые он ожидал, несмотря на то что спецификация несколько раз менялась.

Наверное, успех зависит и от детализации проекта?

Это очень сложный, наверное, даже философский вопрос. Первое время мы требовали от своих менеджеров, чтобы на этапе планирования проекта детализация была максимальной. Но опыт показал, что, во-первых, этого тяжело достичь, а во-вторых, тратятся колоссальные ресурсы на отслеживание каждой мелочи. Поэтому определенным искусством менеджера и руководства организации является нахождение золотой середины, достаточной для того, чтобы оценить ситуацию по проекту, не перегружаясь данными и излишним контролем за ходом работ.

Другими словами, встает вопрос о передаче ответственности за проект и инициативы менеджеру?

При разработке проекта мы сами определяем ответственность менеджера. Как правило, он получает полномочия в рамках бюджета и времени. Руководство старается не вмешиваться в оперативную работу менеджеров и ограничивается отслеживанием общих тенденций по срокам и их действиям.