Управление проектами: статьи

Недавние исследования, проведенные Иббсом и Реджинато в Калифорнийском университете (г. Беркли), показывают, что компании с более высоким уровнем зрелости процедур управления проектами, имеют более высокое отношение прибыли на вложенный капитал к затратам, связанным с управлением проектами[30]. То есть управление проектами приносит этим компаниям больше денег.

Менеджеры проектов зарабатывают больше

А теперь рассмотрим такой вопрос: как менеджер проектов может заработать на использовании принципов управления проектами максимальную сумму денег для своей организации и для себя лично?

Во-первых, он должен с учетом особенностей проекта отобрать и использовать лучшие из имеющихся на данный момент принципов и инструментальных средств управления.

Сам менеджер проекта и специалисты, занятые его реализацией, должны пройти теоретическую и практическую подготовку по применению принципов управления проектами.

Вот несколько практических советов, которые помогут менеджерам проектов с максимальной отдачей использовать методы управления проектами:

• Вступите в профессиональную ассоциацию специалистов в области управления проектами. Тем самым вы откроете себе доступ к самой актуальной информации и продемонстрируете серьезность своих намерений в данной сфере деятельности.
• Приобретите имеющий солидную репутацию учебник по управлению проектами и познакомьтесь с базовыми принципами, на которых построены современные представления об управлении проектами. Изучайте эту область деятельности и соберите библиотеку - пусть даже небольшую. Купите РМВОК(с) Guide PMI и познакомьтесь с другими стандартами в области управления проектами.
• Изучайте опыт коллег ('Lessons Learned') и иные практические аспекты управления проектами, отмеченные в публикациях других профессионалов.
• Подготовьтесь и пройдите профессиональную сертификацию по управлению проектами. Получив сертификат специалиста в области управления проектами, вы продемонстрируете себе и другим, что знаете и понимаете принципы управления проектами, имеете определенный практический опыт, обладаете навыками и умениями.
• Разработайте план управления проектом с изложением того, как управление проектами будет реализовано и использовано в вашем конкретном проекте. План должен быть составлен с полным знанием дела и охватывать все основные направления работы, описываемые в любом добротном учебнике по предмету. Обеспечьте участие в разработке плана руководителей команды проекта. Документ не обязательно должен быть объемным, однако в него следует включить все конкретные этапы и процедуры.
• Примите все необходимые меры по обеспечению старта проекта, подготовьте планы и соответствующие основополагающие документы. Цели, содержание и границы проекта, зависимости и допущения, организационная структура, план-график работ, объемы затрат, требования к обеспечению качества и риски должны быть четко определены. Подключайте к разработке документов членов рабочей команды проекта.
• Приступайте к выполнению следующего этапа лишь завершив предыдущий. Не допускайте излишней спешки - даже если от вас настоятельно требуют завершить проект как можно быстрее. Не забывайте об истине, которая гласит: 'Провал планирования есть планирование провала!'. Она доказана горьким опытом 'экспертов' в области управления проектами. Залог успеха - систематическое планирование и своевременная инициация работ проекта.
• Систематически проводите планы в жизнь, следите за их выполнением и предоставляйте отчеты о ходе работ. Держите под контролем все изменения, вносимые в первоначально согласованные документы и возникающие проблемы.
• Планируйте меры по организации взаимодействия со всеми заинтересованными лицами (project stakeholders). Следите за этим процессом и управляйте им. Направляйте клиентам и высшим руководителям своевременные и честные отчеты о ходе выполнения проекта, обменивайтесь данными с поставщиками и подрядчиками. Выпускайте пресс-релизы, из которых общественность сможет черпать необходимую информацию о проекте.
• В процессе управления проектом используйте современные программные пакеты, в том числе программные средства для работы в среде Internet и World Wide Web. Стоимость этих средств включите в проектную смету. Если их нельзя получить в рамках вашей организации, приобретите такие средства или арендуйте их.
• Заручитесь поддержкой высшего руководства организации. Руководители должны иметь информацию о ходе выполнения проекта, но привлекать их к участию следует лишь при возникновении такой необходимости.
• К участию в реализации системы управления проектами можно привлекать и сторонних консультантов, но делать это нужно только в случае необходимости.
• Управляйте план-графиком работ по реализации проекта; сорвать график работ - значит потерять деньги. Подготовьте добротные оценки затрат и сроков выполнения. Оценки затрат должны быть тщательными, точными и исчерпывающими. Там, где это необходимо, проведите анализ соотношения 'затраты - прибыль'. Выявляйте отклонения по стоимости (cost variances) и немедленно решайте возникающие в связи с этим проблемы. Разберитесь в том, как изменение одного из параметров в треугольнике 'затраты - сроки - требования к продукту' влияет на другие параметры этой 'тройки'. При планировании всегда учитывайте то обстоятельство, что после использования объем ресурсов уменьшается.
• Всегда выполняйте анализ рисков по своим проектам и намечайте планы действий на случай непредвиденных ситуаций.

Менеджер проектов, которому удается осуществлять управление своим проектом наилучшим образом и добиться его успешного завершения, должен получать в качестве вознаграждения премию за хорошую работу (БОЛЬШЕ ДЕНЕГ), повышение заработной платы (БОЛЬШЕ ДЕНЕГ), продвижение по служебной лестнице (на более высокий пост, связанный с большей ответственностью, руководство более масштабными проектами), чувство внутреннего удовлетворения, более тесные отношения (с инвесторами проекта, коллегами, старшими и высшими руководителями компании, клиентами) и развитие своего потенциала. Итогом успешного проекта должны быть новые продукты или услуги, с минимальными затратами и в кратчайшие сроки, чтобы организация получила дополнительные доходы или экономию затрат (БОЛЬШЕ ДЕНЕГ).

Менеджеры программ приумножают деньги

Менеджер программ или менеджер компании, ответственный за реализацию нескольких проектов, может получить максимальную прибыль, приумножая успехи, достигнутые при выполнении отдельных проектов, вверенных его попечению.

Вот несколько советов.

• Приобретите один-два хороших учебника по управлению проектами и ознакомьтесь с новейшими принципами и приемами, применяемыми в этой области.
• Освойте теорию и практику управления проектами, а также управления проектами на уровне предприятия. Затем в максимально сжатые сроки реализуйте ЕРМ. Добейтесь, чтобы планирование и управление всеми проектами в рамках вашей программы осуществлялось в соответствии со стандартами компании и вашими требованиями.
• Привлеките к сотрудничеству хороших менеджеров проектов (или выдвиньте на эти должности способных работников из числа подчиненных), затем организуйте практическую и теоретическую подготовку менеджеров проектов и их сотрудников. Обеспечьте условия для профессионального роста этих людей.
• Требуйте от всех менеджеров проектов вступления в профессиональные ассоциации менеджеров проектов и получения сертификатов профессиональных менеджеров проектов.
• Требуйте предоставления планов управления проектами, а также планирования содержания проекта, сроков его выполнения и затрат. Эти показатели можно будет использовать в качестве базовых (baseline) для оценки работ на протяжении всего жизненного цикла проекта. Лучше всего использовать сбалансированную систему показателей.
• Требуйте проведения для каждого проекта анализа рисков и составления плана действий в непредвиденных ситуациях.
• Требуйте регулярного (еженедельного или ежемесячного) предоставления отчетов всеми менеджерами проектов. Отчеты должны охватывать все проекты. В них следует включать ежемесячные сводки затрат, анализ отклонений, а также 'планы нормализации положения' (get well plans).
• Организуйте в рамках программы офис управления проектами, если такое структурное подразделение еще не создано на уровне компании.

В сущности, менеджер программ должен реализовывать методы управления проектами на уровне предприятия с максимальной полнотой и эффективностью — и применительно ко всем проектам, которые он курирует. В результате число успешно реализуемых проектов должно увеличиваться. А добившийся успехов менеджер программ должен получать в качестве вознаграждения те же блага, что и менеджер отдельного проекта, только в больших масштабах: премию за хорошую работу (БОЛЬШЕ ДЕНЕГ), повышение заработной платы (БОЛЬШЕ ДЕНЕГ), продвижение по службе, чувство внутреннего удовлетворения, более тесные отношения (с менеджерами проектов, другими старшими и высшими руководителями компании, клиентами) и повышение своего личного потенциала. Кроме того, и организация должна получить БОЛЬШЕ ДЕНЕГ — в виде экономии или вследствие того, что завершенные проекты раньше начинают давать отдачу.

Больше всего денег может сделать исполнительный директор

Исполнительный директор отвечает за общий успех деятельности организации.