Открытое акционерное общество «Харцызский трубный завод» (ХТЗ)— одно из ведущих трубных предприятий Украины. Здесь ежегодно выполняются десятки инвестиционных проектов, и их общий бюджет постоянно растет. Например, в 2007 году введена в эксплуатацию новая технологическая линия в трубоэлектросварочном цехе. После ее пуска ассортимент наиболее востребованной продукции существенно расширился.
Общая стоимость инвестиционного проекта — около 25 млн. долл, срок окупаемости с момента пуска в эксплуатацию — три года. На ХТЗ дополнительно создано 148 рабочих мест.
Реализованный проект позволит заводу укрепить позицию на традиционных рынках сбыта и выйти на новые перспективные рынки. Три главных конкурентных преимущества ХТЗ — высокое качество продукции, быстрое исполнение заказов, гибкая система ценообразования — дополнены новыми техническими возможностями, которые успешно реализуются на современном оборудовании.
Техническое перевооружение завода продолжается. Инвестиционным планом на 2007 год предусмотрено освоить 27 млн. долл., что на 2 млн. больше, чем в предшествующем году.
Очевидные успехи предприятия во многом объясняются внедрением системы управления инвестиционными проектами.
Структура прежде всего
Внедрение системного подхода к управлению инвестиционными проектами началось с формирования их реестра. Был составлен единый список всех инвестиционных проектов предприятия, и разработана система их классификации. Она предназначена для формализации менеджерских подходов, применяемых для управления проектами различной важности и целевого назначения.
Инвестиционные проекты ХТЗ классифицируются по статусу, целевому назначению и направлению инвестиций. По статусу они подразделяются на потенциальные, находящиеся в стадии инициации, планируемые, текущие (реализуемые) и закрытые. В отдельную группу выделяются приостановленные проекты, а также отклоненные по каким-либо причинам.
По целевому назначению проекты делятся на коммерческие, реализуемые с целью получения экономической выгоды, и некоммерческие. По направлению инвестиций выделяются стратегические проекты, проекты соответствия, проекты, направленные на поддержание мощностей, проекты в сфере ИТ и социальной сфере.
Инвестиционный портфель ХТЗ в соответствии с принятой классификацией инвестиционных проектов имеет следующую структуру.
В группу стратегических входит 32 инвестиционных проекта с бюджетом 19 млн. долл. Из них 23 проекта будут реализовываться в 2007 году. Стратегические проекты связаны с реконструкцией основных цехов для обеспечения независимой работы трех технологических потоков.
Проекты соответствия направлены на выполнения требований по охране окружающей среды, промышленной безопасности и промсанитарии. В нынешнем году на заводе реализуются два таких проекта с годовым бюджетом около 1 млн. долл. — по внедрению охранно-пожарной сигнализации и систем автоматического пожаротушения, а также по строительству полигона промышленных отходов.
К задачам поддержания мощностей относится в общей сложности 136 различных мероприятий в основных, вспомогательных цехах и лабораториях. Из них 33 мероприятия рассматриваются как проекты. Управление ими осуществляется средствами проектного менеджмента. Остальные реализуются в ходе обычной операционной деятельности предприятия.
В общей сложности в инвестиционном портфеле ХТЗ 63 проекта, управление которыми осуществляется методами и средствами проектного менеджмента.
Структурированный реестр инвестиционных проектов является эффективным инструментом управления, если содержит актуальную информацию (например, о текущем статусе проектов и ходе работ по ним). Поэтому в инвестиционном департаменте ХТЗ был организован процесс обновления реестра проектов. Теперь еженедельно в реестр вносится актуальная информация.
Ролевой подход
В инвестиционном процессе на ХТЗ занято более ста человек из 15 структурных подразделений четырех дирекций. В их число не входят непосредственные инициаторы проектов. В рамках процесса ежегодно создаются около 10 тыс. различных документов: заявок, договоров, актов и т.п., часть из них вводится в действующую на предприятии ERP-систему. Другая часть на сегодняшний день существует лишь на бумажных носителях.
Для повышения эффективности управления было решено четко сформулировать обязанности и полномочия участников инвестиционных проектов. Однако делать это для ста сотрудников — крайне длительное и дорогостоящее занятие. Поэтому вначале были определены и описаны роли участников проектов, которых оказалось существенно меньше, чем число задействованных в проектах сотрудников.
Прямыми участниками инвестиционного проекта (типовая команда проекта) являются инвестиционный менеджер, менеджер внедрения, администратор ЕРМ (Enterprise Project Management) и рабочая группа. В рабочую группу входит инициатор инвестиционного проекта и другие специалисты завода и сторонних организаций.
Решения об изменении статуса инвестиционного проекта принимаются инвестиционным комитетом. Это коллегиальный орган управления инвестиционным процессом на предприятии. В его состав входит девять человек, в том числе один представитель управляющей компании. Председателем инвестиционного комитета является генеральный директор ОАО «Харцызский трубный
завод».
После описания ролей участников инвестиционного процесса оказалось, что у ХТЗ их всего четыре. Для каждой были разработаны инструкции, в которых указаны полномочия и обязанности сотрудника, исполняющего в проекте эту роль. Некоторые из ролей, бывшие в ХТЗ до внедрения системы, были упразднены, и несколько новых было определено. Все это существенно повысило скорость реализации проектов.
Инвестиционный менеджер и менеджер реализации
Раньше при реализации инвестиционных проектов менеджер проекта не всегда информировал руководство о возникновении проблем. Они «всплывали» только тогда, когда становились критическими и исправить их уже было практически невозможно.
Чтобы наладить ситуацию, за основу был принят принцип «четырех глаз», применяемый во многих компаниях мира. На этапе инициации и планирования проекта ответственность за него несет инвестиционный менеджер. После того как план проекта утвержден, им занимается менеджер по реализации. Он сдает результаты проекта инвестиционному менеджеру, который отвечает за закрытие проекта и подготовку отчета по его итогам.
Таким образом, за проектом следят два менеджера из разных подразделений. Они поневоле контролируют друг друга. Если в проекте возникают проблемы, то информация оперативно доносится руководству, что дает возможность быстро предпринять корректирующие действия.
Информатизация управления
Как показал анализ, одна из основных проблем в управлении инвестиционными проектами ХТЗ — отсутствие актуальной и достоверной информации, необходимой для организации управления. Часто возникали задержки с подготовкой документов, и подразделения, ответственные за их разработку или утверждение, сообщали, что не получили тот или иной документ. Нередко сроки работ срывались, так как сотрудники утверждали, что не получили задание от руководителя проекта, и т.д.
В информационной системе управления проектами ХТЗ на основе Microsoft Project и Project Server фиксируются все параметры инвестиционных проектов: сроки выполнения работ, ответственные сотрудники, бюджет и т.д. На этапе выполнения в системе отслеживаются и плановые, и фактические характеристики работ проекта. Например, можно определить, когда фактически задание было передано сотруднику, когда он его завершил, и насколько сроки выполнения работы отклонились от исходного плана проекта.
Помимо контроля отдельно взятого проекта, система позволяет членам инвестиционного комитета завода осуществлять контроль портфеля проектов и получать необходимые отчеты. Гибкая система отчетов отображает сводные данные по срокам и затратам, фактическим платежам и потребностям в финансировании и пр. Группируя проекты, можно всесторонне проанализировать состояние портфеля проектов. Например, выделить проблемные, проконтролировать достижение запланированных этапов в иерархической структуре работ.
Также важна при управлении портфелем возможность выполнить декомпозицию проектов по владельцам и ресурсам. Например, быстро установить, проекты какого инвестиционного менеджера отстают от графиков в наибольшей степени, какое структурное подразделение допустило перерасход инвестиционного бюджета, сколько в целом предприятие должно подрядчику, занятому в нескольких проектах, какова структура фактических затрат по направлениям инвестиций. Широкие возможности группировки особенно полезны при составлении отчетов и прогнозов для управляющей
компании.
Благодаря использованию отчетов, получаемых из Microsoft Project Server, ХТЗ удалось сократить некоторые виды проектных затрат, оптимизировать загрузку ряда подразделений и в целом оптимизировать работу над инвестиционными проектами. Общий эффект от внедрения системы управления проектами завод оценивает как положительный и планирует ее развивать.
Версия для печати
