Учет затрат рабочего времени сотрудников на выполнение задач в рамках проектов важен для многих организаций. Во-первых, это позволяет определить себестоимость выполняющихся проектов, в том числе и внутренних. Во-вторых, большинство организаций выполняют типовые проекты (или проекты содержащие типовые блоки работ), и точный учет затрат в одном проекте позволяет более точно спланировать следующие. Наконец, точный учет затрат рабочего времени важен в тех случаях, когда зарплата или премии сотрудников зависят от степени их участия в проектах.
О том, что учет рабочего времени важен, ясно свидетельствует наличие на рынке большого числа программ, с функциями листа учета рабочего времени (timesheet). Не случайно лист учета рабочего времени включен и в Microsoft Project Server.
Но точный учет рабочего времени никогда не был простой задачей. Обычно сотрудник участвует в нескольких проектах, в течение дня приходиться выполнять разные задачи, постоянно переключаться от одной к другой. Кроме того, его отвлекают звонки, внеплановые встречи и т.д.
Сотрудник обычно заполняет лист учета времени в конце рабочего дня, и, естественно, что к вчеру уже крайне сложно вспомнить, на что именно было потрачено время. Иногда даже лист учета времени заполняется интуитивно, чтобы сумма затрат на задачи совпала с 8 часами. Кстати, некоторые сотрудники заполняют лист учета времени за всю неделю в пятницу, и о точности таких отчетов лучше не задумываться…
Как же сделать отчеты сотрудников о затраченном времени точными, и при этом снизить временные затраты сотрудников на заполнение отчетов? Решение этой сложной задачи очень просто – это дополнение к Microsoft Project Server RealTimeTracker.
RealTimeTracker запускается при запуске Windows и автоматически загружает с сервера задачи пользователя. Список задач отображается при щелчке по иконке программы. Щелчок по названию задачи помечает ее как выполняемую и программа начинает отсчитывать время ее выполнения. При повторном щелчке по ее названию отсчет времени прекращается. Можно сразу щелкнуть по названию другой задачи, и тогда время выполнения первой задачи прекратит отсчитываться, и начнет отсчитываться время выполнения другой задачи.
В конце дня одним щелчом мыши накопленные данные отправляются на Microsoft Project Server и лист учета времени заполняется. При этом, если по каким-то из задач отработано все запланированное время (то есть фактические трудозатраты равны плановым), программа сама уточнит, завершено ли выполнение этих задач.
RealTimeTracker содержит и другие сервисные функции: автоматическое обновление списка задач, возможность одним щелчком переходить в режим создания новой задачи или к просмотру листа учета времени, возможность группировки задач по проектам, или менеджерам.
Использование RealTimeTracker позволит не только сделать учет рабочего времени более точным, но и повысить производительность Вашего бизнеса. Известно, что на заполнение листа учета времени ежедневно уходит около 10 минут. Это значит, что используя RealTimeTracker, вы сэкономите до 50 минут в неделю, или 40 часов в год. Таким образом, Ваши сотрудники будут работать на 1 неделю в год больше!
Версия для печати
