Если использоать только для напоминаний, то стоит свести все проекты в один
Во-первых, у вас много исполнителей по проекту? Если да, то без учёта ресурсов не обойтись - раъяснение напоминаний каждому в отдельности будет еще более долгой задачей. Если нет, то можно просто смотреть те задачи, которые выполняются в каждый конкретный момент. Для этого специальная линия есть на Диаграмме Ганта.
Если у вас проектов много, тогда лучше их все выкладывать на сервер, и настроить напоминание, чтобы каждый день он посылал задания всем ресурсам, а задачи можно было бы в аутлуке смотреть. но с другой стороны, если не отмечать выполнение задач, то сервер плеваться будет, выдавать информацию про по идее выполненные, но не отмеченные как выполненные задачи. А если отмечать их выполнение всё равно приходится, тогда зачем всё это? Всё равно приходится в каждый файл заглядывать, время не сэкономишь...
И вообще, есть такое представление, как Календарь. там отмечены все задание по расписанию на каждый день. Можно свести все проекты в один, оформить их как подпроекты, и смотреть так каждый день. Может, проще всего будет использовать его?