После приобретения лицензии Project Online Вам предоставляется доступ к сайту клиента. К сайту клиента имеют доступ только руководители проекта Заказчика, и именно они могут создавать сайты проектов. На сайте проекта организуется совместная работа руководителя проекта и команды проекта.
Организация совместной работы и безопасность
Сайт проекта состоит из разделов, соответствующих этапам жизненного цикла проекта: «Инициация», «Планирование», «Запуск», «Отслеживание», «Закрытие». Разделы содержат формы, шаблоны документов, инструкции, преднастроенные разделы для выполнения действий, соответствующих этапу жизненного цикла. Права доступа к разделам регламентированы: члены команды проекта имеет доступ к разделу «Отслеживание», остальные разделы доступны только руководлителю проекта.
Инициация проекта
В этом разделе с помощью преднастроенных форм руководитель проекта может описать цели проекта, ключевые результаты, ожидания от него и выгоды от его реализации.
Таким образом, в разделе автоматически можно сформировать структурированный устав проекта. В дальнейшем данные устава проекта будут использоваться для планирования и контроля проекта.
Планирование и запуск проекта
В этом разделе размещены инструкции и шаблоны, которые позволят сформировать качественный план проекта. После разработки плана руководитель проекта переходит к подготовке запуска проекта.
Перед запуском проекта система помогает проверить, все ли ключевые результаты проекта отражены в плане, корректно ли закреплена ответственность ресурсов за результаты и т.д. На этом же этапе проект публикуется на сервере и члены команды проекта получают уведомления о назначенных задачах.
Отслеживание проекта
Для контроля проекта используется стандартная интеграция между Microsoft Project Professional 2010 и Microsoft SharePoint 2010. После того, как задачи из проекта опубликованы, члены команды проекта могут вносить информацию об их проценте завершения, актуальным срокам выполнения и т.д. Если руководитель проекта согласен с внесенными данными, то эти данные можно импортировать в план проекта. Таким образом, график проекта обновляется автоматически.
Участники проекта могут не только менять информацию по опубликованным задачам, но и дорабатывать план проекта. Новые и измененные задачи по согласованию с руководителем проекта могут быть перенесены в план проекта.
Помимо отчетности по задачам, Office 365: Project Online представляет массу возможностей совместной работы. Эти функции отдельно описаны в разделе «Совместная работа команды проекта».
Завершение проекта
По итогам проекта руководитель проекта заполняет карточку завершения проекта, аналогичную классическому посмертному отчету по проекту (Project Post-Mortem Report). В эту карточку автоматически переносятся данные из устава, данные разработанные в ходе проекта, и часть информации руководитель проекта заполняет по итогам проекта.
